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Les tensions liées aux conflits au sein d’une copropriété peuvent rapidement prendre des proportions démesurées et engendrer une incompréhension mutuelle. Face à ces situations, le médiateur du syndic de copropriété est là pour rétablir le dialogue et trouver une solution amiable. Encore méconnu du grand public, ce professionnel joue un rôle indispensable notamment dans la résolution des litiges entre syndics et copropriétaires.
Pourquoi faire appel au médiateur du syndic de copropriété ?
La vie en copropriété n’est pas toujours un fleuve tranquille.
Les conflits entre syndics et copropriétaires peuvent avoir différentes origines. La première raison qui pousse les syndics à faire appel au médiateur est la situation d’injustice ou de mauvaise gestion qu’ils ressentent de la part du syndic. D’éventuelles décisions contestées prises lors des assemblées générales, comme une décision non-conforme à la loi, jugée frauduleuse, des travaux mal réalisés, une mauvaise répartition des charges…
Mais aussi face à d’autres litiges plus fréquents comme le non-respect du règlement intérieur de la copropriété, les conflits d’assurance ou encore les négligences dans la gestion d’un dossier. Dans ces cas de figure, le médiateur intervient dans le cadre de sa mission de tiers neutre, capable d’entendre les deux parties et proposer une solution équitable.
Le second aspect qui pousse à saisir le médiateur est lié au manque de communication. Il n’est pas rare que les copropriétaires se sentent laissés complètement pour compte sans explication sur la gestion de leur immeuble. Le médiateur a ici toute son importance car il permet de rouvrir le dialogue entre le syndic et les propriétaires, afin d’éviter que la situation ne dégénère en conflit. Cette médiation peut permettre parfois déjà de rétablir un certain niveau de communication dans l’intérêt commun des parties, notamment lorsque les décisions prises en assemblées générales sont contestées dans un délai de 2 mois suivant des conditions précises.
Enfin, des problèmes d’ordre juridique peuvent également motiver le recours à la médiation.
Par exemple, des erreurs dans les documents contractuels ou des divergences d’interprétation des règlements de copropriété nécessitent parfois l’intervention d’un médiateur. Celui-ci pourra aider à clarifier les différents points de contentieux et à trouver un terrain d’entente sans avoir recours à des procédures judiciaires longues et coûteuses. En cas d’impayés, le recours au médiateur est souvent une étape incontournable (notamment lorsque les charges impayées sont inférieures ou égales à 5 000 €) avant de pouvoir envisager la saisie des biens du copropriétaire défaillant ou l’hypothèque légale sur son bien.
Les étapes à suivre avant de saisir le médiateur
Avant d’envisager la saisine du médiateur, il est important de tenter une résolution interne du conflit.
La première étape consiste généralement à engager un dialogue avec votre syndic afin de lui faire part de vos demandes et inquiétudes. Cette prise de parole anticipée peut contribuer à limiter les conflits survenir dans le futur. Il est recommandé d’officialiser cette démarche en adressant une lettre recommandée avec accusé de réception, voire une lettre de mise en cause ou de mise en demeure dans certains cas. Ce courrier constituera une preuve utile si vous devez ultérieurement démontrer que vous avez tenté d’alerter votre syndic avant d’envisager des recours judiciaires. Votre syndic disposera alors d’un délai d’un mois pour répondre à votre demande et vous transmettre les documents demandés.
Si le dialogue direct avec le syndic n’a pas permis de trouver une issue favorable, il peut être intéressant de demander la position du conseil syndical. Composé de copropriétaires élus, ce dernier a vocation à représenter l’ensemble des personnes propriétaires d’un lot dans l’immeuble et à veiller au bon fonctionnement et à la bonne gestion des parties communes. Le conseil syndical peut intervenir comme médiateur dans un différend opposant un copropriétaire au syndic et tenter d’aplanir les difficultés rencontrées par le biais d’une résolution amiable du conflit. Si le syndic ne répond pas à la sollicitation du conseil syndical, plusieurs recours sont envisageables : lettre recommandée, convocation d’une assemblée générale extraordinaire, changement de syndic, action en justice…
Si malgré ces différentes étapes votre problématique n’est pas résolue, il est temps de se tourner vers le médiateur pour trouver une solution. Avant toute chose, veillez cependant à rassembler l’ensemble des documents utiles : échanges précédents (courriers recommandés), PV d’assemblées générales, règlement de copropriété… Ces documents sont indispensables au bon déroulement du processus de médiation afin que le médiateur puisse parfaitement comprendre le contexte du litige ainsi que les enjeux qui y sont attachés.
Voici des exemples de documents à réunir au préalable :
- Les contrats signés entre les copropriétaires et le syndic
- Les justificatifs de paiements des charges et factures
- Les rapports d’expertise ou d’audit réalisés sur la copropriété
- Les courriels ou messages écrits échangés avec le syndic
- Tout autre document justifiant des décisions prises en assemblée générale
Une fois tous ces documents rassemblés, vous serez plus à même de préparer la médiation et de définir clairement vos attentes et les solutions que vous envisagez. Vos chances d’aboutir à un accord satisfaisant pour toutes les parties seront renforcées.
Comment se déroule une procédure de médiation ?
Le médiateur est saisi via un formulaire en ligne ou par voie postale.
Après avoir reçu la demande, il vérifie sa recevabilité. Si celle-ci est jugée recevable, le médiateur prend contact avec les parties pour convenir d’un rendez-vous. Cette rencontre peut avoir lieu en présentiel ou à distance, selon ce qui convient le mieux aux participants. La médiation tierce implique l’intervention d’un tiers et peut être parfois obligatoire dans certains secteurs pour trouver des accords bénéfiques pour les deux parties.
La médiation bien que formalisée est un processus flexible où chaque partie peut s’exprimer librement. Le médiateur agit en tant que facilitateur et a pour rôle de conduire les discussions en veillant au respect et à l’écoute de chacun. Il formule des propositions de solutions mais la décision appartient aux parties. L’objectif ultime est de parvenir à un accord amiable qui sera rédigé et signé par toutes les parties présentes. Il est souvent recommandé de privilégier la médiation conventionnelle et judiciaire avec le choix d’un médiateur indépendant.
Par ailleurs, l’assistance d’avocats est recommandée pour trouver un accord à l’amiable.
La médiation a plusieurs conséquences. Elle permet d’abord de rétablir rapidement un climat serein et de confiance au sein de la copropriété.
Ensuite, elle évite les coûts et les délais d’une procédure judiciaire. Et enfin, elle fait émerger une solution sur-mesure répondant aux besoins des différentes parties à la source du conflit.
Mais attention : la médiation n’est pas contraignante ! Si aucun accord n’est trouvé, les parties peuvent toujours recourir à d’autres modes de résolution des conflits, comme une procédure judiciaire en référé (accélérée) ou une assignation devant le tribunal judiciaire (dans un délai de 5 ans). Une délégation de pouvoir, qui doit être votée en assemblée générale, peut être nécessaire pour toute action en justice. Si vous avez des difficultés financières, vous pouvez également demander une aide auprès du fonds de solidarité pour le logement (FSL).
